Переговори, наради, ділові зустрічі - це невід'ємна частина будь-якого бізнесу і роботи в цілому. І в ході них можуть виникати дискусії або, простіше кажучи, суперечки, в яких кожна сторона відстоює свою точку зору і намагається домогтися бажаного результату розмови.
У своїй більшості, дискусії є вкрай корисною формою взаємодії між діловими партнерами, колегами або начальником/підлеглим. Не дарма кажуть, що в суперечці народжується істина. Дійсно, якщо вести дискусію розумно і раціонально, можна знайти саме правильне рішення проблемної ситуації. Однак, щоб під час ділової суперечки істина все ж «народилася», потрібно знати деякі правила ведення дискусії. Якщо ви і ваш співрозмовник (-і) будете їх дотримуватися, і не дозволяти зайвим емоціям брати гору, то таку дискусію можна вважати конструктивною і плідною.
Правила ведення ділової гілки
Етапи ділової дискусії
У всіх книгах про ділове спілкування можна знайти опис етапів, які проходить кожен діловий спір. Звичайно, під час безпосередньої живої взаємодії мало хто починає згадувати ці етапи і чітко їх розмежовувати. Однак, загальне розуміння того, якою структурою повинна володіти дискусія, допоможе правильно вибудувати діалог і зробити його саме дискусією, а не просто розмовою «про те, про сем». Якщо хоча б один з етапів пропускається, то дискусія ризикує перетворитися на безконтрольну емоційну суперечку, яка не може призвести до жодних конструктивних результатів.
1. Налагодження контакту.
Найчастіше в цей етап входить вітання, форма якого визначається конкретною ситуацією (стримане звернення або дружнє тепле, рукостискання тощо). Якщо співрозмовники раніше не були знайомі один з одним - а такі дискусії теж трапляються - то після вітання має слідувати подання один одному: ім'я, що займається посадою та інші відомості, які будуть необхідні і доречні в цій ситуації.
2. Визначення мети дискусії.
Обидві сторони повинні чітко розуміти, якою проблемою викликана необхідність проведення дискусії і яких цілей потрібно досягти в результаті. А ось як саме ці цілі будуть досягатися, як правило, співрозмовники і вирішують в ході ділового спору. Якщо того вимагає ситуація, то потрібно також позначити терміни виконання поставлених завдань, наявні ресурси або специфічні умови вирішення проблеми.
3. Виявлення думок учасників дискусії.
Кожен учасник дискусії повинен заздалегідь сформувати свою початкову позицію щодо наявної проблеми і висловити її іншим. Обмін початковими думками і закладе фундамент для подальшої полеміки.
4. Безпосередньо сам процес дискусії.
Учасники наводять різні альтернативні шляхи вирішення обговорюваної проблеми, обговорюють плюси і мінуси кожного з них, переконують один одного в правильності саме того рішення, яке вважають найбільш оптимальним, підкріплюючи це обґрунтованими аргументами.
5. Оцінка альтернатив вирішення проблеми.
У ході безпосереднього обговорення, як правило, деякі з альтернатив відкидаються зовсім, деякі залишаються під сумнівом, деякі виходять на перший план і беруться за основу. Після того, як було обрано 3-4 варіанти вирішення проблеми, вони ще раз обговорюються, порівнюються, оцінюються з різних точок зору.
6. Вибір оптимального рішення.
Мета будь-якої дискусії - прийти до єдиної об'єктивної думки, яка буде найбільш оптимальною в даній ситуації. Це досить складно, особливо, якщо проблема непроста, а учасників дискусії багато. Ключ до легкого вибору оптимального рішення - це вміння учасників спору оцінювати кожен варіант з об'єктивного боку і здатність слухати і чути інших тих, хто висловлюється.
Правила ведення ділової гілки
Кілька правил, дотримання яких допоможе зробити дискусію ефективною і привести обговорення до єдиного рещення:
1. Перед початком безпосередніх дебатів повинні бути позначені вихідні дані проблеми і якісь правила поведінки всіх учасників під час дискусії. Організатор зустрічі доводить до відома учасників суть проблеми і роз'яснює деякі моменти процесу обговорення. Наприклад, те, як учасники повинні звертатися один до одного; як повинні задаватися питання і даватися відповіді на них і т. д. Така інструкція необхідна, щоб уникнути некоректного поводження, перебивання, прояву бурхливих емоцій та інших явищ, які можуть перетворити дискусію на фарс.
2. Всі альтернативи вирішення проблеми, які пропонуються учасниками спору, повинні записуватися для зручності їх подальшого розгляду. В ідеалі, думки і шляхи вирішення повинні записуватися на дошці, яка однаково добре видно всім присутнім
. Якщо на якесь питання довго не виходить знайти раціональної відповіді або хоча б позначити її альтернативи, не варто на ній зациклюватися. Перейдіть до наступного питання, залишивши попередній відкритим. Повертайтеся до всіх невирішених питань в кінці дискусії і намагайтеся розглядати їх вже з іншого ракурса.
4. Всі люди, запрошені на дискусію, повинні мати право висловлюватися і активно цим правом користуватися. Мовчачих, байдужих або з усім згодних людей на такому заході бути не повинно, оскільки такі учасники є абсолютно марними для вирішення проблеми і робити їм на дискусії в такому випадку нечего.
5. Необхідно дотримуватися елементарних правил етикету. Кожен учасник повинен починати говорити тільки тоді, коли свою промову закінчить попередній. Дозволяти собі перебивати, переходити на особистості, і тим більше, ображати один одного, учасники дискусії не повинні. Такі моменти часто зустрічаються в побутових суперечках, але коли мова йде про ділову дискусію, поведінка співрозмовників має бути стриманою
. Кожне судження, сказане на противагу іншій висловленій думці, має підкріплюватися об'єктивними аргументами. Фрази за типом «Ви не праві просто тому, що я так вважаю», «Такого бути не може і крапка» використовуватися не належни.7
. Поширений і дуже небезпечний ворог дискусій - це стереотипи та узагальнення. На основі одного лише факту не можна робити висновки точно також, як і не можна допускати будь-яких стереотипних суджень про яке-небудь явище або професійну групу
. За можливості, потрібно підкріплювати аргументи цифрами статистики та даними наукових досліджень. По-перше, це допоможе скласти об'єктивну картину обговорюваної проблеми, по-друге, такі аргументи завжди краще переконують співрозмовників, ніж будь-які особисті висновки
. Під час дискусії необхідно адекватно реагувати на критику вашої думки з боку інших учасників. Якщо вам кажуть «ви не праві» і розумно аргументують це, варто задуматися і переглянути свою думку з урахуванням почутих зауважень. Якщо ж вам поставили запитання, відповідь на яке вам здається очевидною, не посміхайтеся і не насміхайтеся над тим, хто запитав, а дайте відповідь на запитання ввічливо і максимально дохідливо. Можливо, людина не є таким фахівцем в даній сфері, як ви, і поставлене їм питання дійсно для неї незрозуміле і складен.10
. Всі учасники дискусії повинні оперувати тільки перевіреними даними і фактами, і не спотворювати їх на свою користь. Видавати чужі вдалі думки і досягнення за свої, намагаючись таким чином підвищити свій авторитет в очах інших учасників - теж не найкраща ідея.11
. Частка здорового гумору під час обговорення допускається, але тільки частка. Нечастий легкий гумор там, де він доречний, допоможе трохи розрядити обстановку, але не перестарайтеся з «жартівками» - все ж це ділова розмова, а не гра квн.
Ведення ефективних ділових дискусій - це мистецтво, але оволодіти ним може практично кожен.Ретельно підготуйтеся до майбутнього обговорення, сформуйте свою думку, складіть список питань, які ви хочете поставити іншим і які можуть поставити вам, і налаштуйтеся на відкрите сприйняття чужих ідей і думок. І тоді проблема, через яку і почалася дискусія, обов'язково буде вирішена мирним способом.