До офісів типу open space відносяться по-різному. Хтось вважає, що такі офіси є ідеальними для роботи більшості компаній, хтось дотримується думки, що open space не підходять для продуктивної роботи персоналу. Так чи інакше, офіси такого типу дуже поширені і йти в історію не збираються.
Головна їхня перевага в тому, що вони не вимагають високих витрат на свою організацію, оскільки використовується одне велике приміщення, в якому кожен співробітник має своє робоче місце. Роботодавці використовували і будуть використовувати офіси у форматі open space, але щоб створити співробітникам максимально комфортні і продуктивні для роботи умови, потрібно дотримуватися кількох правил.
Як зробити open space комфортним для роботи
Зробіть робочий простір різноманітним
Величезна кімната з однаковими столами, що стоять в ряд на однаковій відстані, підійде для роботи тільки тим небагатьом людям, які мають дар пристосовуватися до будь-яких умов і не втрачати своєї продуктивності в роботі. Але більшість людей мають свої уподобання і потреби. Комусь потрібне спілкування з колегами під час роботи, тому великі перегородки між столами будуть тільки заважати. Хтось же може працювати тільки в тиші, тому йому необхідний напівізольований робочий простір.
Звичайно ж, створити окреме робоче місце для кожного працівника під його особисті потреби вам не вдасться. Та й сам формат open space цьому якось суперечить. Але зробити кілька варіантів робочих місць, щоб кожен співробітник міг вибрати те, яке йому більше до душі, ви цілком можете. Багато сучасних компаній, крім традиційного open space офісу, створюють ще й додатковий робочий простір, схожий на бібліотеку. Там не можна голосно розмовляти один з одним, включати музику, приймати телефонні дзвінки. Якщо співробітнику необхідно зосередитися в процесі роботи і йому потрібна для цього тиша, він може піти в цю бібліотеку разом зі своїм ноутбуком.
Також можна створити спеціальний робочий простір з великим відкритим столом, за яким співробітники можуть обговорювати деталі спільного проекту, продовжуючи при цьому працювати і не заважати своїм колегам, яким потрібна тиша.
Розташовуйте окремі зони офісу правильно
Якщо ваш персонал працює в офісі open space, це ще не означає, що всі робочі і неробочі завдання він буде виконувати в одному місці. У будь-якому випадку, потрібна кімната для відпочинку, для прийняття їжі, переговорна кімната. У деяких компаніях обладнується ще й спеціальна телефонна будка, в якій співробітники можуть поговорити по телефону і не заважати своїм колегам.
Так от, розташовувати всі ці зони потрібно так, щоб співробітники витрачали мінімальну кількість часу на те, щоб до них дістатися. Якщо для того, щоб поговорити по телефону, працівнику потрібно буде пройти через весь величезний офіс, він просто буде приймати свої особисті телефонні дзвінки прямо на своєму робочому місці. І тоді сенсу в окремій телефонній будці просто не буде. Те ж саме стосується і обідньої кімнати. Розташуйте її незручно - і співробітники будуть приймати їжу прямо за своїми робочими столами.
Як зрозуміти, яке розташування зон буде найоптимальнішим? По-перше, візьміть консультацію хорошого проектувальника. Він допоможе скласти оптимальний план розташування приміщень виходячи з їх призначення, розмірів і кількості. По-друге, порадьтеся безпосередньо зі своїм персоналом. Зрештою, працювати там належить їм, і тільки вони скажуть, як саме їм буде зручніше і краще.
Не використовуйте високі перегородки між столами
Найчастіше в головному робочому просторі ставляться перегородки між столами, щоб хоч якось створити відчуття усамітненості кожному співробітнику. Насправді високі перегородки, які закривають співробітникам обличчя їхніх сусідів, будуть непрямим джерелом додаткового шуму в приміщенні. Так як співробітники, що сидять поруч, не бачать осіб один одного, у них буде створюватися відчуття, що вони і не почують один одного, наприклад, під час телефонної розмови. Але це ж абсолютно не так. Тому, якщо зробити невисокі перегородки або прибрати їх зовсім, співробітнику буде незручно перед своїми колегами розмовляти по телефону на робочому місці, так як його буде видно і чути всім оточуючим.
Ця теорія вже була випробувана багатьма великими компаніями, що використовують офіси open space, і вона підтвердилася: невисокі перегородки або ж їх відсутність знижують рівень шуму в приміщенні.
Встановіть правила поведінки
Різні зони open space (про які говорилося в пункті 1) призначені для певних цілей. Встановіть правила використання кожної з цих зон, які всі співробітники повинні знати і дотримуватися. Наприклад, в головному робочому просторі не можна голосно розмовляти по телефону і колективно обговорювати що-небудь, в обідню кімнату не можна вносити свої ноутбуки, в переговорній не можна приймати їжу і слухати музику.
Для спілкування в головному приміщенні персонал може використовувати внутрішній чат - це зручно як самим співробітникам (не потрібно буде кричати що-небудь своєму колезі в інший кінець кімнати), так і керівникам (завжди можна викрити тих, хто займається порожньою балаканиною і не працює)
Так само варто ввести певний сигнал, який кожен співробітник може подавати, коли він дуже зайнятий і його не потрібно відволікати. Найпростіше це зробити за допомогою навушників: якщо вони вдягнені на голову, значить колегу краще не чіпати. У деяких компаніях використовуються більш просунуті способи подачі сигналів, наприклад, usb-індикатори на ноутбуках. Якщо індикатор червоний - співробітник дуже зайнятий і не бажає ні з ким розмовляти, якщо зелений - то готовий до бесіди.
Додайте живу рослинність
Людина - це частина природи, тому вона має певний вплив на її комфорт і продуктивність. Ми можемо цього не помічати, але якщо в процесі роботи в полі нашого зору будуть знаходитися живі рослини, то прийняття рішень стане для нас простіше, ми почнемо швидше реагувати на складні завдання, а кількість помилок знизиться. Саме тому багато великих корпорацій влаштовують у своїх офісах цілі парки і сади, виділяючи для цього окремий поверх або дах будівлі. Кожен співробітник в будь-який момент може прийти в сад, де ростуть різні рослини, і провести там кілька хвилин. Навіть таке коротке злиття з природою дозволить набратися енергії і приступити до роботи з новими силами.
Якщо ваша компанія поки не може дозволити собі таку розкіш, то хоча б встановіть високі горщики з живими рослинами в кожному приміщенні офісу. На вікнах, в коридорах, просто на підлозі. Є багато рослин, які не потребують особливого догляду за собою. Обов'язки їх поливати і протирати листя від пилу можна доручити прибиральниці. Крім того, що зелені рослини будуть надавати вашому персоналу нові сили до роботи, вони ще й прикрасять ваш офіс, зробивши його більш свіжим і живим.
Виділіть робочі місця та підручники
Найчастіше керівники компаній працюють в окремих кабінетах в той час, як всі підлеглі сидять в open spacee. Але іноді варто і начальству переміщатися в open space, щоб краще зрозуміти, як працює весь персонал, проконтролювати його, злитися з командою. Прощатися з особистими кабінетами назавжди не потрібно - достатньо всього лише кілька годин на день працювати в просторі open space. Або ж виділяти для цього цілий робочий день пару разів на тиждень.
Працюючи в такому режимі, керівник не буде відмежовуватися від колективу, а зможе краще зрозуміти слабкі і сильні сторони процесу роботи, що допоможе йому знайти шляхи його удосконалення.
Експериментуйте
Знайти оптимальний формат open space для своєї команди з першого разу практично неможливо. Кожен колектив - особливий і має свої уподобання і потреби. Якщо ви дійсно дбаєте про своїх підлеглих, і хочете, щоб вони не тільки добре працювали, але і відчували себе комфортно, то не варто стверджувати для них умови роботи раз і назавжди. Час від часу змінюйте їх і стежте за тим, як змінюється настрій ваших співробітників, наскільки підвищуються або знижуються їх робочі показники і т. д. Open
space можна організувати по-різному. Працівники можуть сидіти обличчям один до одного або за принципом «паровозика», за одним столом може бути різна кількість осіб, столи можуть бути розставлені у вигляді лабіринту, чітких рядів або ж зовсім в хаотичному порядку. Поки ваш персонал не попрацює в декількох форматах, він не зрозуміє, який саме підходить для їхнього колективу найкраще.