У цій публікації ми використовуємо принцип Ейзенхауера, щоб ефективно розподілити важливість виконання робочого завдання, список справ.
Принцип Ейзенхауера дозволяє комбінувати тільки два критерії - «важливо» і «терміново»; так виходить чотири класи пріоритетів. Для успішного планування вам необхідно проаналізувати і класифікувати всі завдання, що стоять перед вами.
Тоді у вас вишикується ієрархічний список, завдяки якому ви будете знати що, коли і як потрібно робити для досягнення своїх цілей.
Саме слово «пріоритет» містить латинську приставку «prio», яка означає «перед, раніше». Розстановка пріоритетів - це коли ви щодня вирішуєте, що потрібно зробити в першу чергу для того, щоб досягти своїх цілей.
Принцип Ейзенхауера допоможе вам приступати до своїх завдань і роботи по порядку, відповідно до розставлених пріоритетів. Для цього насамперед запитайте себе: Згідно
з принципом Парето, 20% наших завдань будуть за всіма параметрами важливими. Забавно, але більшість з них також є терміновими
. Виконання важливих справ наближає вас до наміченої мети. Термінові ж справи перемикають на себе вашу увагу, не впливаючи при цьому на вашу мету. Найбільш важливі справи і завдання, що ведуть до успіху і досягнення цілей, ні в якому разі не повинні відсуватися назад під тиском справ неважливих, але термінових
. Однак, на жаль, всі ми маємо тенденцію починати з другорядних, несуттєвих справ, так би мовити, «розмінюватися по дрібницях».
Що лежать на робочому столі друковані бланки здаються нам набагато привабливішими, ніж ось вже протягом декількох днів відкладається нами важливий проек
т. Тому звертайте в першу чергу увагу на ті завдання, які найбільше можуть вплинути на ваш успіх. У цьому вам допоможуть пріоритети
. Щоб досягти найкращих результатів, ви повинні витратити більшу частину свого часу на дійсно важливі справи і завдання
. Невеликий тест:
Відзначте правильний варіант (тільки оди
н) .1. Ви наважилися працювати над досягненням своєї «річної» мети. Проте все ще лежить «відкладеним у довгий ящик»,
____ важливо чи ____ терміново
? 2. вам щойно принесли газету. Прочитати газету зараз
- це ____ важливо чи ____ терміново
? 3. ви вирішили, що будете раз на рік відвідувати зубного лікаря. Рік вже минув, а Ви так і не побували в стоматології,
____ важливо чи ____
терміново
?питання 1 - важливо; питання 2 - терміново; питання 3
- важливо. Принцип Ейзенхауера дозволяє комбінувати тільки два критерії - важливо і терміново, таким чином, виходить чотири класи пріоритетів
. Для успішного планування вам необхідно проаналізувати і класифікувати всі завдання, що стоять перед вами. І тоді у вас вишикується ієрархічний список, завдяки якому ви будете знати що, коли і як потрібно робити.
Ієрархічний список Ейзенхауера
А-пріоритет: це справи, які необхідно зробити сьогодні, оскільки вони є терміновими і необхідними.
По-пріоритет: важливі справи, які не обов'язково робити сьогодні. Просто регулярно виділяйте собі час на виконання справ В і знайдіть їм місце в своєму розкладі. Виконання завдань з цієї групи забезпечить успіх і наблизить вас до наміченої мети.
Дуже часто справи В просто відкладаються в довгий ящик, оскільки вони не є терміновими. І все ж їхнє своєчасне виконання дозволить уникнути багатьох проблем.
Приклад завдання В. Вам потрібно підготувати доповідь до засідання правління, цілком можливо, що він навіть принесе вам підвищення по службі. У вас в запасі є цілий місяць, однак, якщо Ви будете судорожно складати доповідь в останні два дні перед засіданням, то це може привести вас до кризи.
Для всіх, хто змушений складати численні документи, завданням В безумовно є набуття навички десятипальцевого методу набору. Навіть якщо на це потрібно тридцять годин вашого часу - не страшно, в майбутньому, вміючи швидко друкувати, можна заощадити масу часу, більше того, чим раніше почати навчання, тим краще.
Подібне значення має і так зване опитування покупців, що проводиться для поліпшення продукту, завдяки чому значно підвищиться такий показник, як задоволення покупця.
У приватному житті завданням В можна назвати регулярне профілактичне обстеження у лікаря, яке дозволить виявити особливі загрози вашому організму і запобігти серйозні захворювання і, як наслідок, наступні довгі тижні непрацездатності.
С-пріоритет: навички, оволодіння, якими здається нам терміновою справою, але не є важливим. Сюди ставляться: вміння зберігати спокій, передоручати свої обов'язки (так би мовити, «вміння відправляти делегації») або говорити «ні». За допомогою цього ви виграєте час для вирішення важливих завдань з групи В.D-пріоритет
: сюди належать справи, які не є ні важливими, ні терміновими. Ви можете спокійно відкласти їх у скриньку для паперів або ж, якщо мова йде про терміни або деякі завдання, відмовитися від них або ж просто передоручити зробити це комусь ще.
Свідомо захистіть себе на час від виконання справ D, які дозволяють відпочити і розважитися в дні найбільшого стресу.
Розстановка пріоритетів за методом Ейзенхауера: зробіть це правильно
Розподіліть всі ваші завдання і обов'язки за вищевказаними групами А, В, С і D. Таким чином ви відокремите «потрібне» від «марного».
Пам'ятайте: «важливе» докорінно відрізняється від «термінового». «Важливе» наближає намічену вами мету, але при цьому воно не обов'язково є «терміновим». «Термінове» ж, навпаки, вимагає вашої безпосередньої уваги
. Зверніть увагу на так зване «правило переваги»: «важливе» стоїть перед «терміновим». Не обов'язково виконувати все те, що вимагає поспіху. Постарайтеся не підкорятися більше диктатурі термінових справ, оскільки в ній таїться наступна небезпека: ми починаємо відволікатися на те, що є терміновим, але абсолютно неважливим і не обов'язковим
. Для розумного планування вашого часу ця порада буде досить корисною: завжди починайте роботу із завдання, що стоїть під номером 1 в групі А, а не з того, що стоїть під номером 3 або 4, як би привабливі і цікаві вони не були
. Якщо до кінця робочого дня ви не встигли впоратися з усіма завданнями і справами з групи А, то продовжуйте роботу з ними і наступного дня. Не робіть інших завдань, поки не закінчите з першими
. Щодня працюйте над якимось завданням з групи В, що вимагає великих часових витрат. Поряд зі своїми повсякденними справами ви повинні також думати про свої «стратегічні» важливі завдання і цілі. Тільки так ви зможете вже сьогодні забезпечити собі «завтрашній» успіх.