На продуктивність праці людини багато в чому впливає те, наскільки комфортно вона себе почуває на робочому місці, за робочим столом. Правильне планування буде грати тут дуже велику роль.
Два основні офісні планування - це офіс з окремими кабінетами, в кожному з яких працює один або кілька співробітників, і офіс виду open space. Кожна з них має свої плюси і мінуси. Якщо ви сумніваєтеся у виборі, яке ж планування використовувати для обладнання офісного простору, ця стаття допоможе вам розібратися в особливостях кожної з них.
Офіс open space
По-нашому такий офіс можна назвати офісом з вільним плануванням. Дуже часто в такому приміщенні працює велика кількість співробітників, які виконують одну і ту ж роботу, наприклад, в call-центрах. Офіси планування open space вперше з'явилися в Америці, в 1930-х роках, і спочатку створювалися з метою того, щоб всі співробітники, незалежно від їх статі, соціального статусу, посади та інших характеристик, працювали разом в однакових умовах. З часом створення офісів open space втратило своє початкове значення, і зараз такі офіси обладнуються, перш за все, з метою заощадити кошти.
Переваги
1. Низькі витрати на облаштування о. В офісі «відкритого простору» всі меблі однакові і найчастіше примітивні, та й зробити перегородку між робочими місцями набагато легше і дешевше, ніж звести стіну. Якщо компанію необхідно перенести на нове місце, то зробити це теж буде досить просто: знайти одне просторе приміщення легше, ніж офіс з необхідною кількістю і розміром окремих приміщень. Відбувається економія на орендній платі у зв'язку з економією загального офісного простору .2
. Згуртування колективу, перебуваючи в офісі open space, персонал по-справжньому відчуває себе командою. Відчувається справжня масштабність діяльності, адже в одному приміщенні одночасно працюють кілька десятків, а й іноді і сотень співробітників. Наприклад, в call-центрах менеджери часто проводять з усім колективом легкі спортивні розминки в обідню перерву, які служать і фізичним відпочинком (адже довге сидіння за комп'ютером сприяє затіканню кінцівок), і відмінною емоційною розрядкою.
Також в офісах open space весь персонал працює в безпосередній фізичній близькості один від одного. Це дуже зручно, коли співробітники змушені постійно взаємодіяти з робочих питань, адже їм не потрібно бігати в сусідні кімнати, щоб запитати щось у колеги або передати документи.3
. Легкий контроль за персоналом Менеджеру або керівнику набагато простіше стежити за співробітниками, які знаходяться всі в одному приміщенні. Тільки зайшовши в open space, відразу видно, хто старанно строчить щось на комп'ютері, хто базікає з колегою, а хто задумливо дивиться у вікно з чашкою кави .4
. Ризик крадіжки особистих речей Залишати свої особисті речі на робочому місці, де, крім вас працює ще кілька десятків співробітників, небезпечно і нерозумно. У разі зникнення чого-небудь навряд чи ви знайдете винного. А робота деяких компаній влаштована так, що за кожним співробітником не закріплюється якесь певне робоче місце, і за одним і тим же столом протягом тижня можуть попрацювати кілька людей. І тоді залишати свої речі на робочому місці і зовсім не має сенсу. Адже так хочеться навіть на роботі мати свій власний куточок, облаштований особисто вами.
Недоліки
1. Відсутність особистого простору. Офіс open space передбачає те, що на кожного співробітника припадає буквально 1-1,5 метрів площі. І всі співробітники постійно знаходяться на виду один у одного, що не кожному сподобається. Якщо комусь буде необхідно усамітнитися від усіх, щоб зосереджено подумати над проектом або уважно заповнити важливі документи, у нього це не вийде. Навколо постійно будуть чутні розмови інших співробітників, шелест паперу, клацання клавіатури тощо. Також для багатьох є проблемою те, що створюється відчуття, ніби кожен прохідний повз співробітник обов'язково загляне у ваш комп'ютер і побачить, що ж відбувається на його екрані.
2. Для багатьох людей офіси open space психологічно незатишні і дискомфортні. Коли навколо тебе дуже багато людей, створюється відчуття «натовпу». Цей психологічний дискомфорт здатний знизити ефективність роботи і навіть зменшити саме бажання працювать.3
. У кожної людини є свої індивідуальні особливості. У зв'язку з цим, колегам, які працюють пліч-о-пліч в open space, доводиться часто терпіти і змирятися з різними явищами, що завдають їм незручності. Наприклад, ваш колега любить обідати прямо на робочому місці або часто п'є каву, а ви не переносите сторонні запахи під час робочого процесу. Або ваш сусід любитель голосно побалакати по телефону, а вас це дратує. Також великій кількості людей іноді складно знайти єдину думку в питаннях рівня освітлення та кондиціонування офісу. У підсумку перемагають найбільш наполегливі, іншим же доводиться терпіти занадто яскраве світло або духоту в приміщенні.
Як бачимо, недоліки офісу планування open space є такими тільки для самих співробітників. Для роботодавця організовувати open space найчастіше вигідно - це дешево і швидко. Єдиний недолік, який може відчути на собі роботодавець - це зниження якості роботи персоналу, яке і відбулося через ті самі недоліки.
Офіс з окремими кабінетами
Такі офіси є більш консервативними, ніж open space. Але незважаючи на те, що open space зараз дуже модний серед сучасних компаній, традиційна кабінетна система досі дуже часто зустрічається.
Переваги
1. Наявність особистого простору у кожного співробітника Людина приходить у свій робочий кабінет, і розуміє, що це його особисте місце, яке займає тільки він. Він може облаштувати його за своїм бажанням. Навіть принісши на роботу улюблену квітку або фотографію сім'ї в рамці, співробітник вже буде відчувати себе комфортніше. І знову ж таки момент крадіжки особистих речей, описаний у випадку з open space, в офісах з окремими кабінетами набуває більш позитивного відтінку для співробітників. Навіть якщо в кабінеті сидить не один, а кілька співробітників, то ймовірність того, що у вас щось вкрадуть значно нижче
. Низька ймовірність конфлікту, конфліктність на робочому місці багато в чому пов'язана і з кількістю людей, які одночасно знаходяться і працюють в одному приміщенні. Звичайно, домовитися і знайти компроміс з 5-8 людьми набагато простіше, ніж з 30-50.
3. Хороші умови для зосередженої роботи, коли людина працює в окремому кабінеті, їй психологічно простіше налаштуватися на правильний робочий лад - рівень стороннього шуму мінімальний; немає начальства, яке постійно буде стежити за всіма твоїми діями; є власна територія, хоч і невелика; є можливість сконцентруватися на виконуваній роботі.
Недоліки
1. Високі витрати на облаштування офісу, щоб кожну кімнату зробити придатною до експлуатації і обладнати всім необхідним, потрібно більше грошей, ніж у випадку з open space. Необхідне внутрішнє оздоблення стін з двох сторін, кількість робочого обладнання теж буде вищою. Та й знайти для оренди приміщення з кабінетами потрібної кількості буває складно. Тому доводиться брати в оренду одне велике приміщення, а потім робити планування відповідно до потреб організації
. Важко контролювати діяльність персоналу. Коли персонал ізольований від керівництва, менеджерам важко стежити за тим, чим займаються співробітники протягом дня, адже у керівництва завантаженість роботою зазвичай немаленька
. Персонал, який розсаджують по різних кабінетах, практично не відчуває згуртованості з усім колективом. А якщо компанія розсадила співробітників по відділах (всі бухгалтера в одній кімнаті, всі консультанти в іншій), то не рідко трапляється так, що співробітники різних відділів починають сприймати один одного в якості суперників, а не колег. А в нормальній організації цього бути не повинно.
Важливо розуміти, що немає єдиної думки про те, яке планування краще - open space або окремі кабінети. Це все залежить від виду діяльності компанії, від загальної кількості співробітників, від класу офісу, від фінансових можливостей компанії і поглядів керівництва на робочий процес. І той, і інший вид планування має право на існування. І той, і інший можна організувати так, що він буде абсолютно придатний для ефективної і продуктивної роботи співробітників. Основні плюси і мінуси ми навели, але радимо вам все ж відштовхуватися від вашої конкретної ситуації.